Gunvor Services

Privaatsusteade tööle kandideerijatele

Käesolev privaatsusteade kirjeldab, kuidas Gunvor Services AS (meie) töötleb Teie isikuandmeid, kui kandideerite meile tööle või kui kutsume teid meile tööle kandideerima. Siit saate informatsiooni ka oma isikuandmetega seotud õiguste kohta. Teadke, et isikuandmed on mis tahes teave Teie kohta, mida me värbamisprotsessi jooksul kogume.

Milliseid isikuandmeid me kogume ja töötleme?

Värbamisprotsessi raames kogume Teie kohta üksnes selliseid isikuandmeid, mis on vajalikud, et hinnata Teie sobivust meie poolt pakutavale töökohale.

Reeglina kogume Teie kohta järgmisi isikuandmeid, mille edastate meile ise või mille olete avaldanud mõnes värbamisportaalis (nt LinkedIn, CV Online):

nimi;
kontaktandmed (e-posti aadress, telefoninumber, aadress);
palgasoov;
haridus/kvalifikatsioon, varasem töökogemus ja muud andmed, mille olete meile oma CV-s, motivatsioonikirjas, kaaskirjas, vestlusel või muul moel ise edastanud.

Lisaks võime Teie isikuandmed saada:

mõnelt meie töötajalt või partnerilt, kelle hinnangul Te sobiksite meie poolt pakutavale töökohale (nt Teie nimi, kontaktandmed ja CV);
soovitajatelt, kellest olete meid teavitanud;
avalikest allikatest (nt LinkedIn, Google, sotsiaalmeedia avalikud andmed ja erinevad avalikud registrid). Avalikest allikatest kogume üksnes isikuandmeid, mis on vajalikud Teie töökohale sobivuse hindamiseks.

Me ei töötle värbamisprotsessi raames eriliigilisi isikuandmeid (sh terviseandmeid) ja palume selliseid isikuandmeid meile mitte edastada.

Millistel eesmärkidel ja õiguslikel alustel me Teie isikuandmeid töötleme?

Kandideerides mõnele meie poolt pakutavale töökohale, töötleme Teie isikuandmeid peamiselt järgmistel eesmärkidel ja õiguslikel alustel:

hinnata, kas sobite pakutavale töökohale ja selleks, et vajadusel teiega ühendust võtta. Õiguslik alus isikuandmete töötlemiseks on lepingu sõlmimine (Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus (EL) 2016/679, 27. aprill 2016, füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning direktiivi 95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta ehk GDPR artikkel 6(1)(b));
hinnata soovitajalt saadud info põhjal, kas sobite pakutavale töökohale. Isikuandmete töötlemise õiguslik alus on Teie nõusolek (GDPR artikkel 6(1)(a)), mille annate, kui kandideerite meie poolt pakutavale töökohale ja kui olete kandideerides edastanud meile soovitaja kontaktandmed;
hinnata värbamisportaalidest, avalikest allikates või meie töötajalt/partnerilt saadud info põhjal, kas sobite pakutavale töökohale. Isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on meie õigustatud huvi täita konkreetne töökoht (GDPR artikkel 6(1)(f)). Seejuures eeldame, et olete avaldanud oma isikuandmed eesmärgiga leida töö;
pakkuda teile kandideerimisvõimalusi tulevikus (kui Te ei osutu praegu valituks). Isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks Teie nõusolek (GDPR artikkel 6(1)(a));
tagada meie administratiivsete eesmärkide täitmine ja järjepidevus (võime kasutada Teie andmeid nagu kandideerimise aasta, soovitud positsioon, nimi, kandideerimisprotsessi käik ja tulemus, kui peaksite meile tulevikus uuesti kandideerima). Isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on meie õigustatud huvi pidada järge kandidaatide üle ja tõsta värbamistegevuse efektiivsust (GDPR artikkel 6(1)(f));
täita õigusaktidest tulenevaid kohustusi (GDPR artikkel 6(1)(c));
esitada õigusnõudeid või end nõuete eest kaitsta. Isikuandmete töötlemise õiguslik alus on meie õigustatud huvi kaitsta oma õigusi (GDPR artikkel 6(1)(f)).

Kui töötleme Teie isikuandmeid õigustatud huvi alusel, oleme töötlemise eelselt viinud läbi õigusaktide kohaselt nõutud huvide kaalumise. Kui töötleme Teie isikuandmeid nõusoleku alusel, on Teil õigus vastav nõusolek igal ajal tagasi võtta, kuid selline tagasivõtmine ei kehti tagasiulatuvalt.

Kellel on juurdepääs Teie isikuandmetele ja kellele edastame Teie isikuandmeid?

Teie isikuandmetele on juurdepääs ainult meie sellistel töötajatel, kellel on selleks põhjendatud vajadus. Kolmandatele isikutele edastame Teie isikuandmeid ainult põhjendatud vajadusel ja üksnes õigusliku aluse olemasolul. Näiteks kasutame oma tegevuses teenusepakkujaid, keda käsitletakse Teie isikuandmete suhtes volitatud töötlejatena – näiteks IT-teenuste pakkujad ja teised Gunvor Groupi ettevõtted.

Õigusliku aluse olemasolul võime Teie isikuandmeid edastada ka järgmistele kolmandatele isikutele, kes käituvad Teie isikuandmete suhtes iseseisvate vastutavate töötlejatena:

teised Gunvor Groupi ettevõtted, kui see on vajalik administratiivsetel, töökorralduslikel või sisekontrolli põhjustel. Isikuandmete edastamise õiguslikuks aluseks meie ja meie grupi ettevõtete õigustatud huvi administratiivsetel, töökorralduslikel või sisekontrolli põhjustel isikuandmeid jagada (GDPR artikkel 6(1)(f));
teised Gunvor Groupi ettevõtted, kui neil on või võib olla pakkuda Teile sobiv töökoht ja kui olete selleks nõusoleku andnud (GDPR 6(1)(a));
õigusteenuse osutajad, kui see peaks olema vajalik meie õiguste kaitsmiseks. Isikuandmete edastamise õiguslikuks aluseks on meie õigustatud huvi oma õigusi kaitsta (GDPR artikkel 6(1)(f));
kolmandad isikud, kellele isikuandmete edastamise kohustus tuleneb õigusaktidest (nt ameti- ja järelevalveasutused). Isikuandmete edastamise õiguslikuks aluseks on meie õigusaktidest tuleneva kohustuse täitmine (GDPR artikkel 6(1)(c)).

Teadke, et Gunvor Groupi ettevõtted asuvad üle maailma (vt https://gunvorgroup.com), sealjuures on ligipääs Teie isikuandmetele grupi Šveitsi ja Singapuri üksustel. Meie IT-teenuste pakkujad asuvad Šveitsis. Edastame Teie isikuandmeid väljapoole Euroopa Liitu ja Euroopa Majanduspiirkonda ainult siis, kui meil on selleks õiguslik alus, sealhulgas andmete saajale: i) kes asub riigis, kus on Euroopa Komisjoni hinnangul isikuandmete kaitse tagatud piisaval tasemel (see hõlmab organisatsioone, kes on sertifitseeritud Privacy Shield’i alusel)- näiteks Šveits; või ii) lepingu alusel, mis vastab Euroopa Liidu nõuetele isikuandmete edastamiseks väljaspool Euroopa Liitu asuvatele isikuandmete töötlejatele.

Kui kaua me Teie isikuandmeid säilitame?

Säilitame Teie isikuandmeid seni kuni see on vajalik tulenevalt eesmärgist, milleks need kogusime. Pärast säilitustähtaja lõppu kustutame, hävitame või anonümiseerime Teie isikuandmed. Isikuandmete säilitustähtajad võivad erineda tulenevalt Teie suhtes kohalduvatest õigusaktidest.

Juhul, kui osutute valituks ning Teiega sõlmitakse tööleping, siis säilitame Teie isikuandmeid edasi töötaja dokumentide hulgas vastavalt töötajate privaatsusteatele, mida tutvustatakse Teile tööle asumisel.

Millised on Teie õigused oma isikuandmete suhtes?

Teil on oma isikuandmete suhtes kõik kohalduvate õigusaktidega, sh isikuandmete kaitse üldmäärusega, ette nähtud õigused seal toodud ulatuses, muuhulgas õigus taotleda juurdepääsu oma isikuandmetele (sh saada oma isikuandmetest koopia), nõuda isikuandmete parandamist, kustutamist, töötlemise piiramist ja/või isikuandmete ülekandmist, esitada vastuväiteid, kui isikuandmete töötlemine toimub meie õigustatud huvi alusel ja/või võtta tagasi isikuandmete töötlemiseks antud nõusolek.

Kui soovite eeltoodud õigusi teostada või Teil on küsimusi oma isikuandmete töötlemise kohta, siis palume meiega kontakteeruda allpool toodud kontaktandmetel. Vastame teile esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui ühe kuu möödumisel. Keerulisemate küsimuste korral lahendame teie taotluse hiljemalt 2 kuu jooksul.

Kui arvate, et Teie isikuandmete seotud õigusi on rikutud, palume meid sellest teavitada privaatsusteate lõpus toodud kontaktandmetel. Rikkumise korral on Teil samuti õigus pöörduda kohaliku andmekaitseasutuse või kohtu poole.

Kes on Teie isikuandmete vastutavaks töötlejaks ja kuidas meiega kontakteeruda?

Teie isikuandmete vastutavaks töötlejaks on Gunvor Services AS (registrikood 10636319; aadress Tornimäe 5, 10145 Tallinn, Eesti Vabariik).

Meie kontaktandmed:

Aadress: Tornimäe 5, 10145 Tallinn, Eesti Vabariik
E-posti aadress: TLN.HR@gunvorgroup.com

Käesolev privaatsusteade kehtib alates: 16/09/2020

Privacy Statement for Job Applicants

In this privacy statement Gunvor Services AS (we) describes how we process your personal data when you apply for a job with us or if we invite you to apply for a job. This privacy statement also provides information about what rights do you have with respect to your personal data. Note that personal data is any data concerning you that we collect during the recruitment process.

What kind of personal data do we collect and process?

For the purpose of the recruitment process, we collect only such data on you that is necessary for assessing your suitability for the job we offer.

As a rule, we collect the following personal data on you, which has been submitted to us by yourself or which you have published on some recruitment portal (e.g., LinkedIn, CV Online):

name
contact data (email address, telephone number, address)
remuneration expectation
education/qualification, previous work experience and other data which you have submitted to us in your CV, letter of motivation, accompanying letter, interview, or in another manner.

In addition, we may receive your personal data from:

some of our employees or partners in whose estimation you would be suitable for a job offered by us (e.g. your name, contact data and CV);
referees of whom you have notified us;
public sources (e.g., LinkedIn, Google, public data on social media, and various public registers). From public sources we collect only such personal data necessary to assess your suitability for the job.

We do not process special categories of personal data (including health data) within the recruitment process and ask not to submit such data to us.

For what purposes and on what legal basis do we process your personal data?

Upon applying for a job offered by us, we process your personal data primarily for the following purposes (and on the following legal bases):

to assess whether you are suitable for the job and to contact you if necessary. The legal basis for processing your personal data is entry into a contract (Article 6(1)(b) of the Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (GDPR));
to assess whether you are suitable for the job based on the information gathered from the referees. The legal basis for processing is your consent (Article 6(1)(a) of the GDPR), which you have provided while applying if you have provided the contact details of your referee on your application;
to assess whether you are suitable for the job based on the information collected from recruitment portals, public sources or our employee/partner. The legal basis for processing is our legitimate interest to fill a particular position (Article 6(1)(f) of the GDPR). We assume that you have disclosed such personal data with the purpose to find a job;
to offer you an opportunity to apply for a job in the future (if you are not selected for the particular job). The legal basis for processing is your consent (Article 6(1)(a) of the GDPR);
to fulfil our administrative tasks and ensure continuity (we may process your personal data such as the year of application, position which you applied for, name, information about application process and the result, if you apply for a job with us in the future). The legal basis for processing is our legitimate interest to keep track of our applicants and improve our recruitment process (Article 6(1)(f) of the GDPR);
to comply with our legal obligations (Article 6(1)(c) of the GDPR);
to file claims or protect us therefrom. The legal basis for processing is our legitimate interest to protect our rights (Article 6(1)(f) of the GDPR).

If the legal basis for processing your personal data is our legitimate interest, we have weighed the opposing interest as required by legal acts. If the legal basis for processing your personal data is your consent, you have the right to withdraw that consent at any time, but the withdrawal of the consent does not apply retroactively.

Who has access to your personal data and who do we transfer your personal data to?

Only such employees of us have access to your personal data that have a justified need for it. We transfer your personal data to third parties only upon valid need and only if there exists a legal basis to do that. For example, we use service providers that are considered data processors with respect to your personal data – for example providers of IT services and other undertakings of Gunvor Group.

If we have a proper legal basis, we may also transfer your personal data to the following third parties who act as independent controllers with respect to your personal data:

other undertakings of Gunvor Group if it is necessary for administrative reasons, or reasons related to work organization or internal control. The legal basis for transferring personal data is the legitimate interest of us and the undertakings within our group to share personal data for reasons regarding administration, work organization, or internal control (Article 6(1)(f) of the GDPR);
other undertakings of Gunvor Group if they have or might have a suitable job for you to offer and if you have given your consent thereto (Article 6(1)(a) of the GDPR);
providers of legal services if this should be necessary for the protection of our rights. The legal basis for transferring personal data is our legitimate interest to protect our rights (Article 6(1)(f) of the GDPR);
third parties to whom the transfer of personal data is required under the applicable law (e.g., public and supervisory authorities).The legal basis for transferring your personal data is the performance of our legal obligation (Article 6(1)(c) of the GDPR).

Note that Gunvor Group’s undertakings are located all around the world (see https://gunvorgroup.com), whereby access to your data is granted to the group’s Swiss and Singapore divisions. Our IT service providers are located in Switzerland. We transfer your personal data outside the European Union and the European Economic Area only if we have a legal basis for doing so, including to a data recipient: i) who is located in a country where in the estimation of the European Commission the protection of personal data is ensured at an adequate level – e.g. Switzerland; or ii) under a contract corresponding to the European Union’s requirements for transferring personal data to personal data processors outside the European Union.

For how long do we store your personal data?

We store your personal data for as long as necessary for the purpose for which we collected the data. We will erase, destroy, or anonymize your personal data after the expiration of the storage term. The storage terms may differ due to the legislation applicable to you.

If you happen to be selected and an employment contract is concluded with you, we will henceforth store your personal data among the employee’s documents pursuant to the privacy statement for employees which shall be introduced to you upon commencement of work.

What are your rights with respect to your personal data?

You have all the rights with respect to your personal data as prescribed by applicable legislation, including the GDPR, to the extent specified therein, including the right to request access to your personal data (including receive copies of your personal data), request rectification, erasure, restriction of processing and/or portability of personal data, file objections if the personal data is processed on the basis of our legitimate interest and/or withdraw your consent.

If you want to exercise the rights specified above or if you have questions regarding the processing of your personal data, please contact us using the contact data provided below. We will respond to you at first opportunity but not later than after one month. In the case of more complicated questions, we will resolve your request within two months.

If you think that the rights regarding your personal data have been breached, we ask you to notify us thereof using the contact data specified below. In the case of a breach or violation, you have also the right to address the local data protection authority or turn to the courts.

Who is the controller of your personal data and how to contact us?

The controller of your personal data is Gunvor Services AS (registry code 10636319; address Tornimäe 5, 10145 Tallinn, Republic of Estonia).

Our contact data:

Address: Tornimäe 5, 10145 Tallinn, Republic of Estonia
E-mail address: TLN.HR@gunvorgroup.com

This privacy statement is valid from: 16/09/2020